Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE - Yritysasiakkaat
Yhteisrekisterinpitäjät
Otiga Finland Oy,
Aaltovoima Logistiikka Oy,
Personalhuset Staffing Group.
Folka on Otiga Finland Oy:n käyttämä brändinimi, jolla se markkinoi koko yllä mainitun konsernin palveluja.
Yllä mainitut yhtiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä alla mainittuja tietoja kohtaan. Yhteisrekisterinpitäjinä yhtiöt päättävät yhdessä asiakasrekisterin keräämisestä sekä sen käyttötarkoituksesta. Lisäksi yhtiöt päättävät yhdessä muista tässä selosteessa mainituista seikoista.
Jos sinulla on kysymyksiä tietosuojaan liittyen tai haluat käyttää tässä selosteessa mainittuja oikeuksiasi, otathan yhteyttä markkinointi@folka.fi.
Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Monia Pöllänen
Palkkatilanportti 1
00240 Helsinki
Tietosuojaselosteen kuvaus
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, millä tavoin rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaan asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä henkilötietoja.
Tarvitsemme yhteystietojasi ottaaksemme sinuun yhteyttä palveluitamme sekä asiakassuhdetta koskevissa asioissa. Olemme sitoutuneet suojelemaan ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi, ja käytämme henkilötietojasi tilaamiesi palveluiden tuottamiseen sekä asiakassuhteen ylläpitoon.
Välillä haluamme ottaa yhteyttä sinuun käyttämiäsi palveluita sekä muita sinua kiinnostavia aiheita koskien. Jotta voimme tarjota sinulle tilaamaasi sisältöä, meidän on voitava tallentaa ja käsitellä henkilötietojasi.
Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään. Joissain tilanteissa keräämme yritysasiakkaidemme yhteyshenkilöiden henkilötietoja myös julkisista lähteistä, kuten patentti- ja rekisterihallitukselta tai muilta viranomaisilta tai yrityksiltä, jotka tarjoavat tällaista palvelua.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Yritysasiakkaiden henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen liittyvän suhteen hoitamiseen (kuten laskutus), rekisterinpitäjän palvelujen tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin ja mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakasviestintään, jota toteutetaan sähköisesti ja kohdennettuna.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yritysasiakkuuden hoitamisen muodostama oikeutettu etu sekä siihen liittyvien sopimussuhteiden täytäntöönpano. Markkinoinnin osalta käsittely perustuu suostumukseen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröidyn yhteystiedot, kuten nimi, yhteystiedot työpaikalle (postiosoite, puhelinnumero, sähköposti) ja rekisteröidyn asemaa koskevat tiedot (titteli ja rooli)
Markkinointi- ja myynninedistämistoimiin liittyvät tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, markkinointitoimenpiteet
Mahdollinen evästeitä koskeva suostumus
Käyttäjätunnus ja salasana
Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja siirretään rekisterinpitäjän palveluntarjoajille (kuten asiakkuuksienhallintajärjestelmän ylläpitäjälle), jotta he pystyvät toimittamaan pyytämämme palvelun. Lisäksi joissain tilanteissa saatamme siirtää henkilötietojasi myös muille konserniimme kuuluville yhtiöille. Henkilötietojen siirtäminen toteutetaan kaikissa tilanteissa tietosuojalainsäädännön mukaisesti, kuten esimerkiksi allekirjoittamalla tietojenkäsittelyä koskeva sopimus, jotta varmistetaan, ettei henkilötietoja käsitellä muuhun kuin tässä selosteessa mainittuihin tarkoitukseen.
Asiakkaiden henkilötietoja ei luovuteta yllä mainitun lisäksi muutoin eteenpäin kenellekään kolmannelle osapuolelle, muutoin kuin tilanteissa, joissa lainsäädäntö vaatii tietojen luovuttamisen.
Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Mikäli henkilötietoja luovutetaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä ottaa huomioon tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja tietojen siirron vaikutukset rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta ja toteuttaa tarvittavat varotoimenpiteet siirron toteuttamiseksi.
Tietojen suojaaminen
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja reagoimme kaikkiin mahdollisiin poikkeamiin. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.
Tietojen säilytysaika
Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin asiakassuhteeseen liittyvien tehtävien hoitaminen tai lainsäädäntö niin edellyttää tai siihen asti, kun saamme rekisteröidyltä pyynnön poistaa tiedot.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä henkilötietoja sinusta on kerätty sekä vaikuttaa siihen, miten käytämme niitä. Seuraavat oikeudet kuuluvat sinulla voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:
Tarkastusoikeus – sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Voit myös tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön, jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset.
Vastustamisoikeus – jos koet että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi tai että olemme käsitelleet niitä lainvastaisesti, voit vastustaa tietojesi käsittelyä.
Oikeus tulla unohdetuksi – rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
Valitusoikeus – Jos koet, että rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyn osalta sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Ohjeita valituksen tekoon löydät osoitteesta https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
Evästeiden käyttö
Internet-sivustomme sisältävät evästeitä, sillä haluamme tarjota sinulle internetissä käytännöllisiä, helppoja ja luotettavia palveluita. Evästeitä käytetään tallentamaan pieniä tiedostoja laitteellesi, esim. tietokoneellesi tai älypuhelimeesi. Evästeen tyypistä riippuu, kuinka pitkään se säilyy laitteellasi. Meidän sivustoillamme evästeet eivät sisällä henkilötietoja, eikä niitä voida käyttää vierailijan tunnistamiseen.
Evästeiden on tarkoitus parantaa käyttömukavuutta (kun syötät käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, nämä säilyvät muistissa niin, ettei sinun tarvitse antaa samoja tietoja useampaan kertaan yhden istunnon aikana) ja käyttäjäkokemusta (käytämme evästeitä saadaksemme tietää, kuinka vierailijat päätyvät sivustollemme, jotta voimme parantaa palveluitamme. Esimerkiksi Google Analytics auttaa meitä analysoimaan, kuinka vierailijat käyttävät sivustoamme, ja sen avulla voimme myös seurata sivustomme liikennettä).
Voit aina muokata henkilökohtaisia asetuksiasi selaimessasi ja estää evästeiden käytön.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme tietosuojakäytäntöjämme ja siitä johtuen voi olla tarpeen muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Mikäli muutokset ovat merkittäviä tai jos aiomme käyttää tietoja muihin kuin tässä ilmoitettuihin tarkoituksiin, ilmoitamme muutoksista rekisteröidyille. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löydät aina internetsivuiltamme www.folka.fi
TIETOSUOJASELOSTE - Työnhakija ja työntekijä
Yhteisrekisterinpitäjät
Otiga Finland Oy,
Aaltovoima Logistiikka Oy,
Personalhuset Staffing Group.
Folka on Otiga Finland Oy:n käyttämä brändinimi, jolla se markkinoi koko yllä mainitun konsernin palveluja.
Yllä mainitut yhtiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä alla mainittuja tietoja kohtaan. Yhteisrekisterinpitäjinä yhtiöt päättävät yhdessä työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen keräämisestä sekä niiden käyttötarkoituksesta. Lisäksi yhtiöt päättävät yhdessä muista tässä selosteessa mainituista seikoista.
Jos sinulla on kysymyksiä tietosuojaan liittyen tai haluat käyttää tässä selosteessa mainittuja oikeuksiasi, otathan yhteyttä markkinointi@folka.fi.
Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Monia Pöllänen
Palkkatilanportti 1
00240 Helsinki
Tietosuojaselosteen kuvaus
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, millä tavoin rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijoihin ja työntekijöihin liittyviä henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Työnhakijatietoja käsitellään rekrytointiprosessiin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään hakijaviestinnän toteuttamiseksi. Työnhakijatietoja käsitellään työnhakijan pyynnöstä mahdollisen sopimuksen toteuttamiseksi ja hakijaviestintään rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu tiedottaa ajankohtaisista asioista sekä tarjota mm. työnhakuun ja -elämään liittyviä tietoja. Markkinointia varten pyydämme erillisen suostumuksen ja näin ollen käsittely markkinoinnin osalta perustuu suostumukseen.
Työntekijän henkilötietoja käsitellään työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien lakisääteisten työnantajavelvoitteiden hoitoon liittyen. Lisäksi tietoja käsitellään työntekijäviestinnän toteuttamiseksi. Tietojen käsittelyn perusteena on työntekijän ja rekisterinpitäjän työsuhteen perusteella syntynyt oikeutettu etu sekä työnantajavelvoitteiden hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö. Ammattiliittotietojen käsittelyn osalta pyydämme suostumuksesi käsittelyyn, jotta voimme maksaa liiton jäsenmaksun puolestasi.
Mistä saamme käsiteltävät henkilötiedot?
Työnhakijoita ja työntekijöitä koskevia henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti heiltä itseltään. Työnhakijan tai työntekijän suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös muualta. Lisäksi mikäli työtehtävä niin edellyttää, saatamme pyytää tai hankkia luottotietosi, mutta tästä ilmoitamme aina etukäteisesti.
Rekisterin tietoja käytetään:
Rekrytointiprosessin hoitoon
Hakijaviestintään
Työsuhteen hallintaan
Työajan ja poissaolojen seurantaan
Työntekijäyhteydenpitoon
Palkan ja palkkioiden maksuun
Luontaisetujen hallintaan (mm puhelin-, auto-, liikunta- tai lounasetu)
Rekrytointiin
Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen (mm verotus, vakuutukset, Kela)
Työterveyshuollon järjestämiseen
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen
Rekisterinpitäjän toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun
Käsiteltävät henkilötiedot / työnhakijat
Henkilön perustiedot, esimerkiksi etu- ja sukunimet, yhteystiedot ja kansalaisuus.
Koulutustiedot, esimerkiksi tutkinnot, erityistaidot, pätevyydet, osaamiset, kielitaito ym.
Työkokemus, esimerkiksi työhistoria ja suosittelijat, työlupa.
Työnhakuun ja työllistymiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työnhaun tilanne, toiveet työtehtäviin ja työpaikan sijaintiin liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet.
Muut työnhakuun liittyvät tiedot, esimerkiksi ajokorttitiedot
Mahdollinen evästeitä koskeva suostumus
Käsiteltävät henkilötiedot / työntekijät
yksilöinti ja yhteystiedot (etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika ja henkilötunnus, sukupuoli) sekä muut tunnistamista varten tarvittavat tiedot esim. kopio henkilöllisyystodistuksesta
työnhakuprosessiin liittyvät tiedot (työhakemus, koulutus, työkokemus, pätevyydet, muut työntekijän antamat tiedot)
työsopimus ja muut työsuhteeseen liittyvät sopimukset (työsuhteen alkamis- ja päättymisajankohta, työsuhteen luonne, luontaisedut)
työajan seurantaan ja poissaoloihin liittyvät tiedot (sairauspoissaolot, vuosilomat, muut poissaolot)
ammattiliittotiedot
työtehtävien sisältöä, kehittymistä ja suoriutumista sisältävät tiedot
työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (rahapalkka, luontaisedut, palkkiot, verotustiedot, matka- ja kulukorvaukset, työnantajamaksutiedot)
työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentila (vain siltä osin, kuin se on tarpeen työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi)
verotus, työterveys- ja vakuutustiedot
työvälineisiin ja -varusteisiin liittyvät tiedot
työsuhteen päättämiseen liittyvät tiedot (sopimukset, työtodistus)
edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/lokitiedot
Tietojen luovutukset ja siirrot
Siirrämme henkilötietojasi käsiteltäväksi käyttämillemme tietyille palveluntarjoajille (kuten työajanseurantajärjestelmän ylläpitäjä), jotta he pystyvät toimittamaan pyytämämme palvelun. Lisäksi siirrämme henkilötietojasi konserniimme kuuluville yhtiöille muun muassa palkkahallintoa koskevissa asioissa. Henkilötietojen siirtäminen toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, kuten esimerkiksi allekirjoittamalla tietojenkäsittelyä koskeva sopimus, jotta varmistetaan, ettei henkilötietoja käsitellä muuhun kuin tässä selosteessa mainittuihin tarkoitukseen.
Työnhakijan ja työntekijän henkilötietoja ei luovuteta yllä mainitun lisäksi muutoin eteenpäin kenellekään kolmannelle osapuolelle, muutoin kuin tilanteissa, joissa lainsäädäntö vaatii tietojen luovuttamisen.
Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Mikäli henkilötietoja luovutetaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä ottaa huomioon tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja tietojen siirron vaikutukset rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta ja toteuttaa tarvittavat varotoimenpiteet siirron toteuttamiseksi.
Tietojen suojaaminen
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja reagoimme kaikkiin mahdollisiin poikkeamiin. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi koko työsuhteen voimassaolosi ajan ja sen jälkeenkin niin kauan, kuin lainsäädäntö meitä velvoittaa säilyttämään tiedot. Työnhakijoiden henkilötietoja säilytämme niin kauan, kuin meillä on työnhakuprosessi käynnissä.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä henkilötietoja sinusta on kerätty sekä vaikuttaa siihen, miten käytämme niitä. Seuraavat oikeudet kuuluvat sinulla voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:
Tarkastusoikeus – sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Voit myös tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön, jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset.
Vastustamisoikeus – jos koet että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi tai että olemme käsitelleet niitä lainvastaisesti, voit vastustaa tietojesi käsittelyä.
Oikeus tulla unohdetuksi – rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
Valitusoikeus – Jos koet että rikomme voimassa olevaan lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Ohjeita valituksen tekoon löydät osoitteesta https://tietosuoja.fi/yhteystiedot
Evästeiden käyttö
Internet-sivustomme sisältävät evästeitä, sillä haluamme tarjota sinulle internetissä käytännöllisiä, helppoja ja luotettavia palveluita. Evästeitä käytetään tallentamaan pieniä tiedostoja laitteellesi, esim. tietokoneellesi tai älypuhelimeesi. Evästeen tyypistä riippuu, kuinka pitkään se säilyy laitteellasi. Meidän sivustoillamme evästeet eivät sisällä henkilötietoja, eikä niitä voida käyttää vierailijan tunnistamiseen.
Evästeiden on tarkoitus parantaa käyttömukavuutta (kun syötät käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, nämä säilyvät muistissa niin, ettei sinun tarvitse antaa samoja tietoja useampaan kertaan yhden istunnon aikana) ja käyttäjäkokemusta (käytämme evästeitä saadaksemme tietää, kuinka vierailijat päätyvät sivustollemme, jotta voimme parantaa palveluitamme. Esimerkiksi Google Analytics auttaa meitä analysoimaan, kuinka vierailijat käyttävät sivustoamme, ja sen avulla voimme myös seurata sivustomme liikennettä).
Voit aina muokata henkilökohtaisia asetuksiasi selaimessasi ja estää evästeiden käytön.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme tietosuojakäytäntöjämme ja siitä johtuen voi olla tarpeen muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Mikäli muutokset ovat merkittäviä tai jos aiomme käyttää tietoja muihin kuin tässä ilmoitettuihin tarkoituksiin, ilmoitamme muutoksista rekisteröidyille. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löydät aina internetsivuiltamme www.folka.fi